Mit der Einführung der Verwaltungssoftware «Newsystem Public» gehen die Mitglieder des Vereins für Städte- und Gemeindeinformatik (SSGI) neue Wege: Noch nie haben so viele Gemeinden gemeinsam eine integrierte Branchenlösung evaluiert – und noch nie waren sie nicht nur Anwender, sondern auch Miteigentümer der Software. Mit der Einführung der Verwaltungssoftware «Newsystem Public» gehen die Mitglieder des Vereins für Städte- und Gemeindeinformatik (SSGI) neue Wege: Noch nie haben so viele Gemeinden gemeinsam eine integrierte Branchenlösung evaluiert – und noch nie waren sie nicht nur Anwender, sondern auch Miteigentümer der Software. Für die Verwaltungsangestellten der Gemeinde Stans hat das neue Jahr mit einer großen Umstellung begonnen: Seit Anfang Januar 2012 arbeiten sie mit Newsystem Public. Die neue Software dient zur Abwicklung der Einwohnerkontrolle, der Gebühren, des Finanz- und Rechnungswesens sowie der Lohnbuchhaltung. Und Stans ist nicht allein: Zur gleichen Zeit haben 17 weitere Gemeinden und die kantonalen Verwaltungen von Obwalden und Nidwalden diese Branchenlösung eingeführt, mindestens 37 weitere Gemeinden und drei Kantonale Finanzverwaltungen werden es ihnen in den nächsten Jahren gleich tun. Der massenhafte Umstieg auf ein neues Gemeinde-Informationssystem kommt nicht von ungefähr: An der Evaluation der Software waren über 190 Städte und Gemeinden sowie drei Kantone beteiligt. «Es haben wohl noch nie so viele Gemeinden gemeinsam eine neue Software evaluiert», sagt Lukas Fässler, Präsident des SSGI. Vor gut zwei Jahren hat sich der Verein auf die Suche nach einer zeitgemäßen Verwaltungssoftware gemacht, welche den Bedürfnissen der öffentlichen Hand optimal entspricht. «Bei vielen unserer Mitglieder war damals Software im Einsatz, die sich am Ende ihres Lebenszyklus befand », sagt Fässler. Erklärtes Ziel der Evaluation war eine neue, integrierte Lösung. Sie sollte es erlauben, Prozesse zu den Bürgern und zur Wirtschaft medienbruchfrei abzuwickeln. Zudem sollte die Software offen sein und eine reibungslose Kommunikation zwischen Kernanwendungen und Nebenapplikationen ermöglichen, beispielsweise mit der Objektverwaltung oder der Friedhofsverwaltung. «Wir wollten standardisierte Schnittstellen, welche ein Andocken von Programmen wie bei einer Steckdose möglich machen», sagt Fässler. «Wir suchten deshalb eine Lösung, die sich an den eCH-Standards orientiert.» Mit diesen Anforderungen im Gepäck lancierte der Verein SSGI im November 2009 eine GATT/WTO-konforme Ausschreibung. «Wir haben diese Ausschreibung neun Monate lang vorbereitet», sagt Fässler. In dieser Zeit entstanden ein 80-seitiges Pflichtenheft und ein Kriterienkatalog mit über 1000 Anforderungen. Acht Unternehmen hatten Offerten eingereicht, die besten vier wurden zur Präsentation eingeladen. Jeder Hersteller hatte einen Tag lang Zeit, seine Lösung den über 90 Gemeindevertretern vorzustellen, welche die Produkte beurteilten und damit für die Evaluation der wirtschaftlich günstigsten und den Anforderungen am besten entsprechenden neuen Lösung verantwortlich waren. Garantie für die Zukunft Als Sieger aus der Evaluation ging mit der Information Technology & Trust AG (IT&T) aus Rotkreuz schließlich ein relativ kleiner Player hervor. «Wir haben unsere Lösung nicht auf dem Reissbrett, sondern gemeinsam mit der Stadt Baden entwickelt», sagt IT&T-Verkaufsleiter Matthias Steiner. «Als wir in die SSGIEvaluation eingestiegen sind, konnten wir lediglich 17 Kunden als Referenz vorweisen. » Dafür hat das Unternehmen starke Partner im Rücken: Zum einen ist dies der deutsche Mutterkonzern INFOMA®, zum anderen die Firma Elca sowie der Software-Riese Microsoft, auf dessen ERP-Standarsoftware für Betriebsprozesse (siehe «Stichwort») die IT&T-Branchenlösung Newsystem Public basiert. Diese Konstellation, so ist man beim SSGI überzeugt, macht die Gemeindelösung zukunftssicher. Microsoft garantiert die Wartung und Pflege seiner Standardkomponenten bis mindestens 2021. «Kein anderer Hersteller, der an unserer Ausschreibung teilgenommen hat, war bereit, eine so langfristige Garantie abzugeben », sagt Lukas Fässler. Für Microsoft wiederum bedeutet die Kooperation mit IT&T eine Chance, mit seiner ERP-Software «Dynamics NAV» neue Kundensegmente zu erschließen: «Das Projekt hat für uns eine große Bedeutung, da es uns den Einstieg ins Gemeinde- und Städteumfeld ermöglicht », sagt Harald Wentsch, Leiter Business Solutions bei Microsoft Schweiz. Gemeinden sind Mitbesitzer Um den Zuschlag zu bekommen, musste IT&T den SSGI-Gemeinden einige happige Konzessionen machen. So verlangte der Verein ein Miteigentum an allen Softwaremodulen, die künftig gemeinsam neu entwickelt werden: «Wir wollen, dass sich alle Gemeinden an der Weiterentwicklung der Lösung beteiligen und ihr Know-how einfließen lassen », sagt Fässler. «Im Gegenzug sollen sie ein Miteigentum an diesen Komponenten erhalten.» Falls nach den vereinbarten acht Jahren die Zusammenarbeit mit IT&T aufgelöst würde, gehören die neu entwickelten Teile der Software weiterhin auch dem Verein SSGI. «Wir könnten dann einen anderen Dynamics-Partner suchen und unsere Eigenentwicklungen mitnehmen», so Fässler. Dadurch sei der Verein in der Lage, einen gewissen Druck auf den Hersteller auszuüben. Auf diese Weise, so hofft der Präsident, bleibe die Motivation des Herstellers hoch, das Produkt laufend zu verbessern und «einen hervorragenden Service zu bieten». Neue Wege geht der Verein aber nicht nur bei den Eigentumsrechten. Damit die Anschaffung der neuen Lösung kein Loch in die Kasse der Gemeinden reißt, wird sie über ein Betriebskostenmodell finanziert: «Die Investitionskosten für Lizenzen, Projektarbeiten, Datenmigrationen und so weiter, aber auch die jährlichen Betriebskosten für Softwarepflege und Supportleistungen werden gleichmäßig über acht Jahre verteilt», sagt Fässler. So lange müssen die beteiligten Gemeinden die Lösung mindestens behalten oder, bei einem früheren Ausstieg, die ausstehenden Jahrestranchen entschädigen. Ein vorzeitiger Ausstieg mache allerdings wenig Sinn, meint der SSGI-Präsident: «Schließlich muss man bei einem Systemwechsel die Prozesse neu aufsetzen, die Daten migrieren und Mitarbeiter neu schulen.» Ein Standard für alle Wenn sich eine Vielzahl von Gemeinden zusammenschließt, um eine neue Software zu beschaffen, muss diese die Ansprüche aller Beteiligten unter einen Hut bringen. Besteht da nicht die Gefahr, dass am Schluss keiner der Beteiligten mit der Kompromisslösung zufrieden ist? «Bei einer Standardlösung ist es immer so, dass Individualitäten im zweiten Glied stehen», sagt dazu Lukas Fässler. Ob Zuzug eines Bürgers oder Baubewilligung – letztlich seien die Prozesse in den Gemeinden von der gesetzlichen Grundlage her überall praktisch dieselben. «Die Frage ist, wie gut die Gemeinden ihre Prozesse an die vorhandenen und verabschiedeten eCH-Standards anpassen », so Fässler. Auch bei der Weiterentwicklung der Lösung sind deshalb keine Extrawürste vorgesehen. Die SSGI-Gemeinden können ihre Anliegen über fachliche Erfahrungsgruppen der Regionalverbände einbringen. «Ihre Anforderungen fließen in die jährliche Planung ein und werden mit der Lieferantin in eine Roadmap übernommen», sagt Fässler. Trotz aller Standardisierungsbemühungen kamen die Software-Entwickler von IT&T nicht darum herum, gewisse regionale Besonderheiten zu berücksichtigen. Dazu zählen beispielsweise die Wahlbussen, die der Kanton Schaffhausen kennt. In den entscheidenden Kernfunktionalitäten bleibe Newsystem Public aber eine einheitliche Standardlösung, betont Matthias Steiner. Nur so ließen sich die Kosten tief halten. Er schätzt, dass die Software eine Gemeinde vier- bis fünfmal teurer zu stehen käme, wenn sie diese als Individuallösung entwickeln ließe. «Individualität ist letztlich eine Frage des Preises», erklärt Steiner. Daher ist man auch bei Microsoft davon überzeugt, dass die Standardisierung zunehmen wird – gerade bei Branchenlösungen für die Verwaltung. «Die finanziellen Möglichkeiten zwingen in diese Richtung», sagt Thomas Reitze, der bei Microsoft Schweiz als Leiter des Bereichs Public Sector fungiert und Mitglied der Geschäftsleitung ist. «Weil die Komplexität des Geschäfts wächst, werden immer mehr Standards festgelegt werden. In diesem Rahmen bleibt aber immer auch ein Spielraum für eine gewisse Individualität.» SSGI-Präsident Fässler ist davon überzeugt, dass die von den Mitgliedern gewählte Lösung diesen Spielraum bietet: «Das Produkt ist so individuell parametrisierbar, dass eine Personalisierung bis auf die Stufe des einzelnen Benutzers möglich ist.» Hinzu komme, dass durch die Verwendung von Dynamics NAV auch die Integration der Microsoft– Office-Welt mit Word, Powerpoint, Excel, Sharepoint und so weiter gewährleistet sei. «Das ist bei der Erstellung von Auswertungen oder der Integration von Dokumenten in die Applikationsumgebung ein riesiger Vorteil», sagt Lukas Fässler. Wie zufrieden die Anwender mit den neuen Möglichkeiten sind, wird sich in den nächsten Monaten zeigen. «Wir konnten die Kosten um 20 Prozent senken» 18 kommunale und 2 kantonale Verwaltungen mussten die Informatiker des ILZ per 1. Januar auf Newsystem Public umrüsten. Welche Herausforderungen damit verbunden waren, sagen Geschäftsführer Oskar Zumstein und Projektleiter Elon Ludwig. Wie viele Arbeitsplätze waren in Obund Nidwalden von der Migration auf Newsystem Public betroffen? Oskar Zumstein: Insgesamt sind es rund 250 operative Arbeitsplätze, rund die Hälfte davon entfallen auf die beiden Kantone, die andere Hälfte auf die 18 Gemeinden. Rechnet man die sporadischen Benutzer, etwa Gemeinderäte, hinzu, sind es rund 600 Arbeitsplätze. Wie kam es dazu, dass alle öffentlichen Verwaltungen in Ob- und Nidwalden eine neue Lösung einführten? Zumstein: Unsere Gemeinden wollten eine neue Lösung, da die alte Software am Ende ihres Lebenszyklus angelangt war. 2009 trugen wir Anforderungen für eine neue Lösung zusammen und erarbeiteten ein Pflichtenheft. Wir wollten ein System, das den eCH-Standards entspricht. Weil es das damals nicht gab, wollten wir Druck auf den Markt ausüben. Das erforderte ein gewisses Auftragsvolumen. Hier kam der Verein SSGI ins Spiel: Über ihn fanden sich 190 Gemeinden, die bei der Evaluation der neuen Lösung mitgemacht haben. Was war Ihnen an einer neuen Lösung wichtig? Zumstein: Wir wollten unter anderem ein Miteigentum an neu entwickelten Komponenten. Das macht es theoretisch möglich, dass wir mit einem anderen Dynamics- NAV-Partner zusammenarbeiten könnten, falls wir mit IT&T nicht zufrieden wären. Praktisch ist das nicht ganz so einfach – schliesslich braucht man auch Leute, die mit dem Code umgehen können. Das Miteigentum hat aber auch symbolische Bedeutung. Warum verlangten Sie, dass der Anbieter nach einem Betriebskostenmodell abrechnet? Zumstein: Wir wollten dafür sorgen, dass der Lieferant ein Interesse daran hat, auch nach drei, vier oder fünf Jahren noch einen guten Job zu leisten. Wenn man die ganze Lösung auf einen Schlag bezahlt, dann kann sich der Lieferant nachher zurücklehnen. Er weiß genau, dass eine Gemeinde nicht so schnell wieder wechselt. Wo sehen Sie den größten Gewinn? Zumstein: Technisch konnten wir nicht mehr erreichen. Die Funktionalität des neuen Systems ist sehr gross, vor allem im Finanzbereich. Die Software-Architektur bedeutet einen enormen Fortschritt. Ein wesentlicher Faktor ist aber auch die Wirtschaftlichkeit: Wir konnten unsere Kosten gegenüber früher um über 20 Prozent senken. Welche Herausforderungen waren mit dem Systemwechsel verbunden? Zumstein: Kurz nach der Ausschreibung kam eine komplett neue Version von Dynamics NAV heraus. Wir haben entschieden, direkt auf die aktuellste Version umzustellen. Das hat uns mehr Aufwand gebracht, weil fast alle Module neu entwickelt, getestet und abgenommen werden mussten. Wie verlief die operative Umstellung per Januar 2012? Elon Ludwig: Der Systemwechsel hat im Grossen und Ganzen gut geklappt. Die Installation hatten wir im Griff. Allerdings spüren wir, dass der Wechsel für die Benutzer eine grosse Veränderung bedeutet: Erstens funktioniert das Produkt anders. Zweitens verlangen die eCH- Standards vom Benutzer andere und teilweise umfassendere Angaben als das bisherige System, damit wir eine hohe Datenqualität erreichen. Wie haben Sie die Anwender darauf vorbereitet? Ludwig: Wir standen bei der Schulung unter Zeitdruck und konnten sie erst durchführen, als die Software-Entwicklung abgeschlossen war. Und ab Januar wurde dann bereits mit der neuen Lösung gearbeitet. Für Verwaltungsmitarbeiter, die in mehreren Bereichen tätig sind, war das sehr anspruchsvoll: Sie wurden in mehreren Kursen in kürzester Zeit in verschiedenste Teile des neuen Systems eingeführt. Den Rekord hält ein Gemeindeangestellter, der insgesamt 17 Schulungen mitmachen musste. Gibt es Software-Module, die noch nicht laufen? Ludwig: Einige Teilbereiche, etwa die Finanzplanung und einige Funktionalitäten im Bereich Gebühren/Werke, sind noch nicht operativ. Das war auch so geplant, da sie zurzeit noch nicht benötigt werden. Sind schon Erweiterungen geplant? Zumstein: Die Entwicklung einer neuen Oberfläche für das eGovernment läuft bereits. Es wird 2013 eingeführt. Eine weitere Funktionalität, die hinzukommen wird, ist die elektronische Rechnungsstellung, das eBilling. In den nächsten Jahren könnten noch Dutzende weiterer SSGI-Gemeinden auf Newsystem public wechseln. Da drohen die Bedürfnisse der kleinen Gemeinden unterzugehen. Zumstein: Die Gefahr besteht. Ich glaube aber, dass die Zeit für uns arbeitet. Die eCH-Standards führen dazu, dass Gemeinden und Kantone schweizweit die gleichen Datenbestände führen müssen und das gleiche Codierungssystem anwenden. Dadurch werden die Prozesse harmonisiert und die Individualisierung verliert an Bedeutung. Aber man muss dafür sorgen, dass die Weiterentwicklung der Software den heutigen Miteigentümern auch in Zukunft noch gerecht wird. Einerseits gilt es, die Region zu vertreten, anderseits müssen wir uns im SSGI schweizweit organisieren, um das Produkt weiterzuentwickeln. Sonst gibt es am Ende viele regionale Sonderlösungen. Das wäre dem Ganzen nicht förderlich. Infoma Presse KommunalMagazin_IT&T_2012.pdf

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