Integriert in newsystem® kommunal oder mit Anbindung an andere Rechnungswesen einsetzbar Neue Technik erlaubt Telematikbetrieb für Adhoc-Einsätze Pilotanwender Baubetriebshof Bad Dürkheim setzt auf EDAs Aktuelle Entscheidungen in Baden-Württemberg, Hessen und NRW Ulm, 03. November 2011 – Mit dem modularen Baustein Kommunale Betriebe stellt die Ulmer INFOMA® Software Consulting GmbH im Rahmen ihrer Produktfamilie newsystem® kommunal ein leistungsstarkes Verfahren für alle aus dem Kernhaushalt ausgegliederten Bereiche der Verwaltung zur Verfügung. Dazu zählen Fachämter, Regie- und Eigenbetriebe ebenso wie kommunale Unternehmen und andere öffentliche Einrichtungen. Integriert in das Finanzwesen von newsystem® kommunal oder autonom mit Anbindung an eine beliebige Finanzbuchhaltung deckt die Lösung sämtliche Anforderungen der kommunalen Betriebe ab – von der Auftrags- und Materialwirtschaft über die Ressourcenverwaltung, die Leistungsverrechnung und Unterstützung von Lohnarten/TVÖD zur Ermittlung der variablen Lohnbestandteile bis zum Einkauf. Neu entwickelter Bestandteil des Bausteins ist die mobile Datenerfassung vor Ort mit automatischer Datenübermittlung ins System. Als Pilotanwender setzt der Baubetriebshof Bad Dürkheim/Rheinland-Pfalz bereits seit Ende vergangenen Jahres das Modul auf EDAs in verschiedenen Bereichen ein. Aktuell haben sich die Gemeinden Karlsbad/Baden-Württemberg, Niestetal/Hessen und Wachtendonk/NRW für die mobile Leistungsdatenerfassung mit INFOMA® entschieden. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung präsentiert sich der Baustein Kommunale Betriebe als vollumfängliches Produkt, das die langjährigen Erfahrungen und das Know-how von INFOMA® aus den Bereichen der kommunalen Betriebe und dem Finanzwesen beinhaltet. Der wesentliche Vorteil des kompletten Fachmoduls liegt für den Anwender in der Integration. Wird das Finanzverfahren newsystem® kommunal in der Verwaltung bereits genutzt, stehen die Daten und Funktionalitäten des Finanzwesens, der Anlagenbuchhaltung und Kosten-/Leistungsrechnung auch für diesen Baustein zur Verfügung. Daten- und Funktionsdubletten entfallen, die zentrale Datenbank erfordert keinen Mehraufwand für die Installation und durch die einheitliche Benutzerverwaltung entsteht nur ein geringer Pflegeaufwand. Das Verfahren kann aber auch autonom als reine Branchenlösung mit Anbindung an ein beliebiges Rechnungswesen betrieben werden und erledigt komfortabel und effizient die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen. Direkte Auftragsübermittlung per Telematik Für noch mehr Komfort sorgt zudem die neue Möglichkeit der mobilen Datenerfassung mit Handhelds. Das zeitaufwändige und fehlerbehaftete Erfassen betrieblicher Leistungen auf Papier gehört damit der Vergangenheit an. Mehrere Einsatzvarianten stehen zur Verfügung. Die ausgereiften Geräte lassen sich per Eingabestift und raffinierter Menüführung bedienen. Hier kann mit einem Gerät und einem Eingabevorgang auch ein ganzer Arbeitstrupp inklusive Fahrzeuge einfach erfasst werden, z.B. durch den Vorarbeiter. Im System bestehende Aufträge und Ressourcen, wie Mitarbeiter oder Fahrzeuge und Geräte, werden aktuell auf das Gerät geladen und stehen unterwegs vollständig zur Verfügung. Ebenso ist der Einsatz von Barcodescannern bei den Handhelds möglich. Eine neu entwickelte Technik erlaubt den Telematikeinsatz, d.h. in der Zentrale neu eingehende Aufträge können dem Mitarbeiter vor Ort direkt auf das Gerät übermittelt werden. Somit sind auch zeit- und kostensparende Adhoc-Einsätze steuerbar. Pilotanwender Baubetriebshof Bad Dürkheim Die Reduzierung von Zeit- und Arbeitsaufwand war auch für den Baubetriebshof Bad Dürkheim der Grund, sich als Pilotanwender der mobilen Datenerfassung zur Verfügung zu stellen. Der Regiebetrieb der rheinland-pfälzischen Stadt mit 20.209 Einwohnern nutzt bereits seit 2004 den integrierten INFOMA®-Baustein Kommunale Betriebe. Bei dem neuen Modul kam es den Verantwortlichen neben der Nachweisbarkeit von Leistungen vor allem auf den betriebswirtschaftlichen Nutzen in den Bereichen Leistungsdatenerfassung (Rapporte) und Lagerverwaltung an. Dauer- oder Einzelaufträge, Mitarbeiter oder Arbeitstrupps, Fahrzeuge und Maschinen, Einsatzorte und -arten sowie Materialien stehen auf den mobilen Geräten bereit. Durch Rückübertragung erfolgt die automatische Zuordnung der von den Mitarbeitern erfassten Mengen, Zeitdauer und Ressourcen zu den bestehenden Aufträgen. Manuelle Doppel- oder fehlerhafte Erfassungen werden auf diese Weise vermieden. Schon nach den ersten Einsatzmonaten stellten die Verantwortlichen eine deutliche Veränderung in der Verwaltungsarbeit fest: Die Daten werden per Tastendruck direkt auf den Auftrag gebucht und von der Verwaltungskraft nur noch deren Schlüssigkeit überprüft – ein im Vergleich zur vorherigen Eingabe sehr minimaler Aufwand. Derzeit sind in Bad Dürkheim drei mobile EDAs (EDA = Enterprise Digital Assistent) in verschiedenen Bereichen eingesetzt, weitere sind im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel noch in diesem Jahr geplant. Ziel ist es, möglichst viele Arbeitsgruppen mit mobilen Geräten zu bestücken und hier für Entlastung von Eingabetätigkeiten im Verwaltungsbereich zu sorgen. Zudem soll noch 2011 erreicht werden, dass die Auftraggeber die Arbeitsaufträge direkt in das INFOMA®-System eingeben können. Für 2012 planen die Bad Dürkheimer die papierlose Rechnungsstellung an den Auftraggeber per Tastendruck, um so die bisherigen Papiermengen zu reduzieren und trotzdem ein für alle transparentes Auftrags- und Rechnungswesen zu schaffen. Aktuelle Entscheidungen Die Leistungsfähigkeit der INFOMA®-Lösung bestätigen auch drei aktuelle Entscheidungen. Die baden-württembergische Gemeinde Karlsbad (15.743 Einwohner) und die hessische Gemeinde Niestetal (10.529 Einwohner) realisieren seit Juli 2011 die mobile Datenerfassung auf 17 beziehungsweise 30 Geräten. Die nahe der niederländischen Grenze gelegene nordrhein-westfälische Gemeinde Wachtendonk (8.100 Einwohner) setzt die mobile Technik durchgängig für alle Mitarbeiter ein und kann so auf jegliche manuelle Datenerfassung verzichten. Infoma_PI Komm. Betriebe.pdf

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